Wann sich individuelle Software lohnt
Die folgenden Szenarien beschreiben typische Ausgangslagen aus dem Mittelstand und mögliche Lösungswege. Es handelt sich um allgemeine Beispiele, nicht um konkrete Kundenprojekte.
Der Prozess passt nicht in die Standardsoftware
Ein Ablauf ist über Jahre gewachsen und weicht bewusst vom Standard ab, weil er sich in Ihrem Betrieb bewährt hat. Die eingeführte Software kennt diesen Sonderfall nicht. Also wird er außerhalb weitergeführt, in einer Liste, einer Datei oder im Kopf einzelner Personen.
Der Sonderprozess bekommt eine eigene, schlanke Anwendung, die an das vorhandene System angebunden wird. Das Hauptsystem bleibt unverändert im Einsatz.
Der Ablauf ist dokumentiert und für mehrere Personen nachvollziehbar. Das Wissen hängt nicht mehr an einer einzelnen Person.
Dieselben Daten werden mehrfach eingegeben
Zwei Programme decken jeweils einen Teil des Ablaufs ab, tauschen aber keine Daten aus. Also überträgt jemand die Angaben von Hand. Das kostet Zeit und erzeugt Abweichungen, die oft erst Wochen später auffallen.
Eine Schnittstelle überträgt die Daten automatisch, prüft sie auf Plausibilität und protokolliert jeden Vorgang.
Die Doppelerfassung entfällt. Beide Systeme zeigen denselben Stand, und Abweichungen sind nachvollziehbar.
Die Excel-Datei trägt nicht mehr
Eine Tabelle ist zum zentralen Werkzeug geworden. Sie enthält Formeln, die niemand mehr vollständig überblickt, wird von mehreren Personen gleichzeitig bearbeitet und liegt in mehreren Versionen vor.
Zwei Wege sind denkbar: Excel gezielt um die fehlende Funktionalität erweitern, oder den Ablauf in eine Anwendung mit zentraler Datenhaltung überführen. Welcher Weg passt, entscheidet sich nach Prüfung der Datei.
Es gibt einen verbindlichen Datenstand statt mehrerer Versionen. Fehler werden erkannt, bevor sie sich fortpflanzen.
Die alte Desktop-Anwendung lässt sich kaum noch pflegen
Ein Programm läuft seit Jahren zuverlässig, aber nur auf bestimmten Rechnern. Aktualisierungen sind aufwendig, ein Zugriff von außerhalb ist nicht vorgesehen, und der ursprüngliche Entwickler ist nicht mehr erreichbar.
Die Anwendung wird schrittweise ins Web überführt. Wir beginnen mit dem Teil, der den größten Nutzen bringt, statt alles auf einmal auszutauschen.
Die Anwendung ist standortunabhängig erreichbar und lässt sich zentral aktualisieren. Der Betrieb läuft während der Umstellung weiter.
Auswertungen kosten jeden Monat dieselbe Zeit
Für Berichte werden Daten aus mehreren Quellen zusammengetragen, sortiert und formatiert. Der Vorgang wiederholt sich in jedem Zeitraum und bindet mehrere Stunden qualifizierter Arbeitszeit.
Die Auswertung greift direkt auf die Datenquellen zu. Aufbereitung und Formatierung laufen automatisch, das Ergebnis ist reproduzierbar.
Der Bericht steht auf Abruf bereit und sieht jedes Mal gleich aus. Die frei gewordene Zeit fließt in die Auswertung statt in die Zusammenstellung.
Der Zugriff fehlt genau dort, wo gearbeitet wird
Informationen liegen im internen Netz, gebraucht werden sie aber in der Werkstatt, beim Kunden oder an einem zweiten Standort. Also entstehen Ausdrucke, Fotos und Rückrufe.
Eine browserbasierte Lösung mit rollenbasierten Zugriffen macht genau die Daten verfügbar, die vor Ort gebraucht werden — und nur diese.
Informationen sind dort abrufbar, wo die Arbeit stattfindet. Rückfragen und Zwischenschritte entfallen.
Kein Szenario passt exakt auf Ihren Betrieb? Das ist der Regelfall. Die Ausgangslage ist fast immer eine Mischung — und genau deshalb beginnt jedes Projekt bei uns mit Zuhören statt mit einem Angebot.