Fachberatung - IT

E-Rechnungen direkt aus Ihrem System

Das Modul erzeugt ZUGFeRD-Rechnungen aus vorhandenen Rechnungsdaten und bringt technisch nicht valide E-Rechnungen wieder in Ordnung.

Wenn Stamm- und Rechnungsdaten bereits in einem ERP-, Buchungs-, Verwaltungs- oder Individualsystem vorhanden sind, entstehen daraus direkt neue, technisch valide ZUGFeRD-Rechnungen.

Ergebnis: Eine neue ZUGFeRD-Rechnung als PDF/A-3 mit eingebettetem, strukturiertem XML-Datensatz.

  1. Gültige XML-Datei erstellen

    Die vorhandenen Rechnungs- und Stammdaten werden in einen strukturierten XML-Datensatz nach EN 16931 überführt. Pflichtfelder und technische Vorgaben werden vor der Ausgabe geprüft.

  2. Gültige PDF/A-3 erzeugen

    Aus der Rechnung wird eine PDF/A-3-Datei erzeugt. Der XML-Datensatz wird darin eingebettet, sodass eine vollständige hybride ZUGFeRD-Rechnung entsteht.

Ist eine vorhandene ZUGFeRD-Rechnung technisch nicht valide, wird sie in ihre Bestandteile zerlegt, geprüft, korrigiert und anschließend als neue valide E-Rechnung aufgebaut.

Wichtig: Fehlende oder inhaltlich falsche Rechnungsangaben können nicht automatisch erfunden werden. Sind Pflichtangaben nicht vorhanden, müssen sie aus dem ursprünglichen Rechnungs- oder Stammdatensystem ergänzt werden.

  1. PDF in PDF- und XML-Anteil aufteilen

    Die bestehende ZUGFeRD-Datei wird analysiert. Der sichtbare PDF-Anteil und der eingebettete XML-Datensatz werden voneinander getrennt und separat geprüft.

  2. XML-Datensatz validieren und korrigieren

    Der XML-Datensatz wird gegen die erforderlichen Struktur- und Validierungsregeln geprüft und, soweit die notwendigen Rechnungsdaten vorhanden sind, technisch korrigiert.

  3. Neue gültige PDF/A-3 erzeugen

    Der korrigierte XML-Datensatz wird in eine neue PDF/A-3-Datei eingebettet. Anschließend wird die neu erzeugte ZUGFeRD-Rechnung erneut technisch validiert.

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist keine einfache PDF-Datei, sondern enthält strukturierte Rechnungsdaten, die von Software automatisch gelesen und verarbeitet werden können. Beim ZUGFeRD-Format werden die strukturierten XML-Daten direkt in eine lesbare PDF/A-3-Datei eingebettet.

  1. RechnungsdatenStrukturierte XML-Datei
  2. ZUGFeRDXML und PDF zusammenführen
  3. ErgebnisPDF/A-3 mit eingebettetem XML

Einbindung in bestehende Systeme

Die Lösung ist ein Modul, das in vorhandene Software integriert wird. Rechnungen entstehen dort, wo die Daten bereits liegen.

Im bestehenden System
Das Modul wird in vorhandene Software eingebunden – etwa in eine ERP-, Buchungs-, Verwaltungs- oder Individualsoftware.
Aus vorhandenen Daten
Die E-Rechnung entsteht aus den Stamm- und Rechnungsdaten, die dort bereits gepflegt werden.
Geprüft vor der Ausgabe
Pflichtfelder und technische Vorgaben werden geprüft, bevor eine Rechnung ausgegeben wird.
In bestehende Abläufe eingepasst
Erzeugung und Korrektur von E-Rechnungen werden in die vorhandenen Abläufe eingebunden.

Die E-Rechnung wird schrittweise verpflichtend

Seit 2025 müssen inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Für das Ausstellen gelten Übergangsregelungen, die bis 2028 schrittweise auslaufen.

  1. Seit 1. Januar 2025

    Empfang ermöglichen

    Inländische Unternehmen müssen grundsätzlich in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen.

  2. Ab 1. Januar 2027

    Übergangsregelung wird eingeschränkt

    Für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz endet die allgemeine Übergangsregelung für das Ausstellen von Rechnungen.

  3. Ab 1. Januar 2028

    E-Rechnung wird zum Regelfall

    Nach Ablauf der Übergangsregelungen ist bei den betroffenen inländischen B2B-Umsätzen grundsätzlich eine E-Rechnung auszustellen. Gesetzliche Ausnahmen bleiben bestehen.

Details beim Bundesfinanzministerium

Technische Daten

FormatZUGFeRD (hybride E-Rechnung)
Strukturierte DatenXML-Datensatz nach EN 16931
DokumentPDF/A-3 mit eingebettetem XML-Datensatz
FunktionenE-Rechnungen aus vorhandenen Daten neu erzeugen; vorhandene ZUGFeRD-Rechnungen zerlegen, prüfen, korrigieren und neu erzeugen
PrüfungPflichtfelder und technische Vorgaben vor der Ausgabe; erneute technische Validierung nach einer Korrektur
EinsatzModul zur Integration in ERP-, Buchungs-, Verwaltungs- oder Individualsoftware
HerstellerFachberatung-IT UG (haftungsbeschränkt), Herford

Häufige Fragen

Was unterscheidet eine E-Rechnung von einer PDF-Rechnung?

Eine E-Rechnung enthält strukturierte Rechnungsdaten, die Software automatisch lesen und verarbeiten kann. Eine einfache PDF-Datei ist nur für Menschen lesbar. Beim ZUGFeRD-Format steckt der strukturierte XML-Datensatz direkt in einer lesbaren PDF/A-3-Datei.

Muss ich meine bestehende Software ersetzen?

Das Modul ist dafür gedacht, in vorhandene Systeme eingebunden zu werden. Die E-Rechnung entsteht aus den Stamm- und Rechnungsdaten, die dort bereits gepflegt werden.

Lässt sich eine fehlerhafte E-Rechnung reparieren?

Ja, sofern die notwendigen Rechnungsdaten vorhanden sind. Die Rechnung wird in PDF- und XML-Anteil zerlegt, der XML-Datensatz geprüft und korrigiert und anschließend eine neue PDF/A-3 erzeugt. Fehlende Pflichtangaben müssen aus dem ursprünglichen Rechnungs- oder Stammdatensystem ergänzt werden.

Ab wann muss ich E-Rechnungen empfangen können?

Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen grundsätzlich in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen.

Ab wann muss ich E-Rechnungen ausstellen?

Für das Ausstellen gelten Übergangsregelungen. Ab dem 1. Januar 2027 endet die allgemeine Übergangsregelung für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz. Ab dem 1. Januar 2028 ist bei den betroffenen inländischen B2B-Umsätzen grundsätzlich eine E-Rechnung auszustellen. Einzelheiten nennt das Bundesfinanzministerium.

Wie kann ich eine E-Rechnung selbst prüfen?

Vorhandene E-Rechnungen lassen sich über den externen Validator von EU-Rechnung auf formale Konformität prüfen.